Ako si nastaviť spoluprácu na účtovníctve, aby ste mali poriadok v dokladoch aj termínoch
Doklady bez stresu: dohodnite si systém skôr, než sa nahromadia
Najčastejší problém laika nie je samotné účtovníctvo, ale pocit, že doklady si žijú vlastným životom. Raz sú v aute, potom v zásuvke, napokon v e-mailoch a v taške od notebooku. Pomáha jednoduchá dohoda: aké typy dokladov odovzdávate, v akom formáte a ako často. Keď pravidlá vzniknú na začiatku, spolupráca nestojí na improvizácii, ale na rutine, ktorá šetrí čas aj nervy obom stranám – vám aj účtovníkovi v Senci či kdekoľvek inde. Praktické nastavenie môže byť až prekvapivo jednoduché. Vyberte si jeden „zberný bod“ pre podklady (napríklad jednu zložku v cloude alebo jednu fyzickú obálku) a dohodnite sa, či posielate naskenované doklady priebežne alebo naraz.
V praxi to znamená, že každá účtenka a faktúra má hneď po vzniku svoje miesto a nestratí sa medzičasom. Zároveň si ujasnite, čo je pre účtovníka podstatné doplniť: pri hotovostných nákupoch účel, pri faktúrach číslo objednávky, pri cestách základné údaje k vyúčtovaniu. Ak si nie ste istí, čo všetko je potrebné, je rozumné mať krátky kontrolný zoznam, ktorý vám účtovník pripraví na mieru. Osobitnú kapitolu tvoria výpisy, platby a párovanie. Aj tu funguje pravidlo „jedna cesta“: buď účtovník dostáva bankové výpisy automaticky, alebo ich posielate pravidelne v dohodnutý deň. Podobne pri pokladni – ak ju vediete, stanovte si, kto a kedy kontroluje stav a uzatvára obdobie. Keď sa tieto drobnosti dotiahnu, doklady prestanú pripomínať rozhádzané puzzle. A práve vtedy začne mať spolupráca zmysel aj pre laika, ktorý chce mať poriadok, nie študovať zákony. V rámci spolupráce s MMB Services Plus s. r. o. (účtovníctvo Senec) sa dá tento systém nastaviť tak, aby zapadol do vášho bežného pracovného rytmu a nebol ďalšou „povinnou jazdou“. Základom je, aby ste mali jasné pravidlá okolo účtovníctva a držali sa ich aj v rušnejších obdobiach. Poznámka: Súčasťou nastavenia môže byť aj dohoda o tom, či účtovník archivuje podklady, alebo archiváciu riešite vy.
Termíny a výstupy: kto čo sleduje a ako spoznáte, že je všetko v poriadku
Keď sa povie termín, väčšina ľudí si predstaví daňové priznanie raz do roka. Lenže v realite je termínov viac a sú rozložené počas celého obdobia. Preto si už na začiatku ujasnite, ktoré termíny sleduje účtovník a ktoré ostávajú na vás – napríklad dodanie podkladov, schválenie podkladov k DPH, potvrdenie miezd či odsúhlasenie záväzkov. Pomáha aj jednoduchý kalendár alebo mesačný rytmus: do určitého dňa posielate doklady, do ďalšieho dňa dostanete prehľad a následne prebehne krátke odsúhlasenie. Rovnako dôležité sú výstupy, teda to, čo na konci mesiaca alebo štvrťroka reálne dostanete do rúk. Laik často čaká „nejaký report“, no bez dohody neviete, či pôjde o sumár príjmov a výdavkov, zoznam neuhradených faktúr, stav DPH alebo prehľad pohľadávok. Dohodnite si preto, aké výstupy chcete a v akej podobe – niekto potrebuje pár jasných čísel, iný chce detailnejší rozpis. Okrem toho si nastavte, ako sa riešia otázky: či posielate pripomienky e-mailom, či prebehne krátky telefonát, alebo sa raz za čas stretnete osobne. Aj v službách rozhoduje rytmus: keď je prirodzený, funguje bez zbytočných prestojov. Prehľad nevzniká len z tabuliek, ale aj z kontroly, že všetko do seba zapadá. Raz za čas si vyžiadajte „kontrolný balík“: zoznam nezaplatených faktúr, stav pokladne, prehľad záväzkov a krátke zhrnutie, čo si vyžaduje vašu pozornosť. Ak ste živnostník alebo menšia firma, často stačí pár minút mesačne, aby ste mali pokoj. A keď viete, čo máte očakávať, ľahšie rozoznáte, kedy sa niekde objavila nezrovnalosť alebo chýbajúci doklad. Práve v tomto bode je spolupráca s účtovníkom skôr o istote než o hasení problémov na poslednú chvíľu – a v Senci vám s tým vie pomôcť aj MMB Services Plus s. r. o. (účtovníctvo Senec), ak hľadáte partnera, ktorý vám nastaví jasné pravidlá a zrozumiteľné výstupy. Na záver je príjemné vedieť, že doklady aj termíny máte pod kontrolou a môžete sa sústrediť na svoju prácu.
