Ako nastaviť vedenie účtovníctva tak, aby ste mali prehľad o firme počas celého roka
Prehľad nevzniká v januári, ale v utorok po obede
Mnohé malé firmy riešia účtovníctvo ako sezónnu záležitosť: chvíľu zbierajú bločky do obálky a potom príde stres, keď treba dohnať celý rok. Pritom prehľad o hospodárení nevzniká až pri ročnej uzávierke, ale v bežnom pracovnom dni, keď viete, čo ste fakturovali, čo je uhradené a ktoré výdavky sa opakujú. Keď si nastavíte jednoduchý systém, účtovníctvo prestane byť „strašiakom“ a začne fungovať ako mapa, podľa ktorej sa dá rozhodovať pokojnejšie a s menším rizikom prekvapení.
Prvým krokom je dohodnúť si, aké doklady do firmy patria a kto za ne zodpovedá. V praxi to znamená mať jedno miesto pre prijaté faktúry, jedno pre vystavené a jedno pre banku, a najmä pravidlo, že každý doklad dostane dátum a krátky popis hneď, ako vznikne. Pomáha aj jednoduché členenie: materiál, služby, prevádzka, cestovné, mzdy a podobne. Nemusí to byť dokonalé; dôležité je, aby ste po troch mesiacoch vedeli nájsť odpoveď na otázku „kam nám odchádzajú peniaze“ bez zdĺhavého pátrania.
Rovnako podstatný je rytmus. Namiesto jednorazového maratónu si nastavte pravidelný interval, napríklad raz týždenne alebo raz za dva týždne, keď doklady prejdete, skontrolujete úhrady a doplníte chýbajúce informácie. Ak spolupracujete s externým účtovníkom, dohodnite si, kedy odovzdávate podklady a v akej forme, aby sa dal prehľad vyhodnocovať priebežne.
Keď sa povie systém, nemusí ísť o zložitý softvér. Často stačí zrozumiteľná štruktúra priečinkov, jasné názvy súborov a jednotný postup, ako sa doklady posielajú ďalej. Aj pri službe, akou je vedenie účtovníctva pre firmu, sa totiž najviac času nestráca na samotnom účtovaní, ale na hľadaní chýbajúcich údajov a opravovaní nedorozumení. Čím jasnejšie pravidlá si nastavíte na začiatku, tým čitateľnejší obraz firmy budete počas roka vidieť.
Z účtovníctva urobte kontrolný panel: tri pravidelné otázky, ktoré dávajú zmysel
Aby vám účtovníctvo prinášalo prehľad, potrebujete si z neho pravidelne vytiahnuť niekoľko jednoduchých odpovedí. Skúste sa každý mesiac opýtať: koľko sme zarobili, koľko sme minuli a koľko peňazí reálne zostalo na účte. Rozdiel medzi „ziskom na papieri“ a hotovosťou v banke vie byť prekvapivo veľký, najmä keď sa faktúry uhrádzajú neskôr alebo keď sa hromadia drobné prevádzkové výdavky. Keď tieto tri veci vidíte priebežne, plánovanie je jednoduchšie a rozhodnutia nie sú len pocitové.
Druhá užitočná otázka znie: čo sa opakuje a dá sa to zlepšiť? Pri pravidelných výdavkoch sa často oplatí skontrolovať, či sú zmluvy stále výhodné, či služby využívate naplno a či sa v nákladoch neskrývajú zbytočnosti. Zároveň si všímajte neobvyklé výkyvy – napríklad mesiac, keď sú náklady nezvykle vysoké. Ak máte doklady zoradené a označené, rýchlo zistíte, či išlo o jednorazový nákup, sezónnu špičku alebo problém, ktorý sa bude opakovať.
Napokon je tu tretia otázka: čo nám chýba na to, aby sme mali čísla aktuálne? Najčastejšie sú to neodoslané doklady, chýbajúce údaje na bločkoch, nejasné účely platieb alebo faktúry bez spárovania. Stačí drobnosť a prehľad sa rozmaže ako okno po daždi. Preto sa oplatí mať jednoduchý kontrolný zoznam: odovzdané prijaté faktúry, vystavené faktúry, bankové výpisy, pokladňa, zmluvy a prípadné interné vyúčtovania.
Ak chcete, aby to fungovalo bez nervov, je praktické mať partnera, ktorý vám tieto pravidlá pomôže nastaviť a udržať ich v bežnom tempe roka – napríklad Ing. František Belov – FTM vo Veľkom Krtíši, kde sú podobné služby prirodzenou súčasťou podnikateľskej rutiny. Potom už len platí: účtovníctvo robte pravidelne, nie „hrdinsky“ – uvidíte, že sa vám bude dýchať ľahšie aj pri rozhodovaní o ďalších krokoch firmy. Pri dobre nastavenom režime sa účtovníctvo stáva tichým pomocníkom. Nemusíte mu venovať každý deň veľa času, no vždy viete, kde ste. A to je pokoj, ktorý sa počas roka naozaj počíta.
